Comment choisir son ATS ?

L’ATS ou Applicant Tracking System est un outil qui permet la gestion automatique des candidatures, en se basant sur des algorithmes d’intelligence artificielle. Lisez notre article pour découvrir comment mieux choisir votre ATS en fonction des besoins de votre entreprise.

Les principales fonctionnalités d'un ATS sont : 

  • la multidiffusion des candidatures (pour ne pas avoir à le répéter manuellement sur divers canaux), 
  • la centralisation de la réception des candidatures et de leur gestion
  • le tri éventuel des candidatures et leurs suivis (organisation des entretiens et toutes communications avec le candidat, statistiques divers pour analyse, communication collaborative avec les autres départements de l’entreprise). 

Un ATS est donc censé automatiser le processus de traitement de candidature de l’étape A à l’étape Z et faire gagner ainsi du temps au recruteur. En principe, il s’érige en véritable outil d’aide à la décision et permet ainsi un recrutement qualitatif et impartial, grâce à des données complètes et actualisées. Il centralise d’ailleurs toutes ses données de manière à respecter la loi sur la gestion des données personnelles.

Seulement, force est de constater que sur tous ces points, tous les ATS n’ont pas la même valeur. Certains sont excellents et fiables lorsqu’il y a peu de candidatures en jeu et d’autres affichent un coût exorbitant pour la gestion d’un nombre élevé de candidatures. Voilà pourquoi il faut savoir comment choisir son ATS et en sélectionner un qui répond aux besoins, à la taille et aux particularités de votre entreprise.

 

8 critères de choix d’un ATS

Pour choisir le bon ATS pour son entreprise, il faut connaître ses besoins, ses moyens et ses objectifs. Sur cette base, nous avons pu isoler 8 critères pour évaluer chaque ATS et ainsi faire son choix. Cette liste est évidemment non-exhaistive.

1. La réputation et les utilisateurs de l’ATS

Le premier critère pour choisir un ATS tient de sa réputation. Référez-vous d’abord aux avis des utilisateurs pour vous faire une idée. Généralement, ses avis sont détaillés et relatent les points forts et les points faibles d’un ATS donné.

Au-delà des avis, il faut aussi analyser combien de personnes utilisent l’ATS et repérer quel est l’ATS le plus utilisé. Cette indication numérique est déjà un garant de la fiabilité de l’outil. 

Par exemple, SmartRecruiter utilisé par plus de 70.000 entreprises, a davantage de crédibilité que Dreamode qui n’en a que 150. 

Il faut aussi voir la typologie des entreprises qui se servent de l’ATS : entreprise en France ou à l’étranger (surtout US), taille, secteur d’activité, volume et fréquence de recrutement, … Un ATS utilisé par beaucoup d’entreprises, très différentes de la vôtre, n’est peut-être pas la solution la plus appropriée. 

SmartRecruiter peut avoir un sourcing plus international alors que vous vous intéressez principalement à des candidats près de votre siège social.

2. La facilité d’utilisation de l’ATS

Aujourd'hui, les éditeurs de logiciels se focalisent principalement sur le design de l’ATS et l'expérience utilisateur des recruteurs, qui auparavant se contentaient d’utiliser de simples fichiers excels ou un logiciel non-intuitif créé par l’informaticien de l’entreprise.  

Chaque ATS a son ergonomie propre et la façon dont est présentée son interface utilisateur. Certains sont beaucoup plus simples à manier que d’autres, intuitifs, suggestifs et pratiquement automatiques. D’autres requièrent, au contraire, des interventions manuelles à certains points du parcours.

L’ergonomie de l’ATS est à considérer en fonction de son utilisateur final

S’il se destine à tous les managers, même non spécialisés dans le domaine des RH, il faut préférer les outils très intuitifs dans le paramétrage comme le Welcome Kit de Welcome to the Jungle

Par contre, les experts du recrutement peuvent préférer la possibilité de personnalisation en cours de parcours par rapport à l’automatisme. Le caractère pointilleux de Talentsoft peut donc leur convenir davantage. 

Si l’ATS est destiné à plusieurs groupes de personnes, il faut tenir compte de sa fonctionnalité collaborative pour faciliter son appropriation et utilisation dans toute ou partie de l’entreprise. Il s’agit de son accessibilité et de sa facilité de lecture pour tous, chacun à son niveau. C’est ainsi que Taleez est une alternative intéressante.

3. Votre fréquence et votre volume de recrutement

Une entreprise qui recrute beaucoup et qui fait du sourcing en continu n’aura pas les mêmes exigences qu’une autre, qui n’en fait qu’occasionnellement comme une PME. De même, celui qui recrute à l’international doit avoir un ATS qui peut sourcer à une échelle mondiale. Celui qui veut des candidats nationaux doit avoir accès aux principaux sites de candidature nationaux, comme Pôle emploi, Apec, Indeed...en France. 

Ainsi, déterminez votre ATS en fonction de ces 3 éléments caractéristiques de votre recrutement. Vérifiez surtout la prise en charge d’un volume de données important, les coûts que cela implique et la fiabilité du parsing (capture et extraction automatique des données du candidat) et du screening (vérification des données) durant le processus.

4. Vos principales problématiques

Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes problématiques de recrutement. Certaines d’entre elles connaissent des difficultés dans le sourcing tandis que d’autres rencontrent des complications pour faire le tri des candidatures reçues. Le choix du bon ATS pour vous dépend donc de votre situation. Il est alors important de connaître les forces et les faiblesses de son ATS. 

C’est justement pour cette raison que Talentsoft et Hello Talent, appartenant à un même fournisseur, sont vendus séparément, mais se complètent. Hello Talent traite plus du sourcing tandis que Talentsoft poursuit le reste des étapes du recrutement, du tri des données à la sélection finale et au suivi.

5. Les fonctionnalités qui vous sont essentielles

Un ATS est dit complet lorsqu’il dispose de différentes offres avec des fonctionnalités adaptées aux besoins de différents types d'utilisateurs. Chaque ATS possède donc ses propres fonctionnalités. Toutefois, parmi les fonctionnalités les plus recherchées, on retrouve :

  • L’existence de l’API (Application Programming Interface) qui permet à d’autres applications d’interagir avec l’ATS et d’extraire des informations dans les deux sens (ex : ATS et réseaux sociaux, ATS et votre base de données existantes, …)
  • La multidiffusion des offres d’emploi
  • La planification d’entretien
  • L’intégration d’autres plateformes (Linkedin, Gmail, Outlook, …)
  • La gestion des candidatures

La possibilité de personnalisation tant du site carrière, des critères de sélection que des éventuels messages adressés aux candidats.

6. La compatibilité RGPD de l’ATS

Un ATS est dit RGPD-compliant lorsqu’il :

  • Définit clairement l’objectif de la collecte des données, ici, le recrutement ;
  • Ne prend que les données utiles au recrutement proprement dit ;
  • Ne conserve les données que durant le temps nécessaire à l’atteinte de l’objectif ;
  • Garantit la sécurité des données personnelles du candidat.

En utilisant un ATS qui ne remplit pas ses conditions cumulatives, l’entreprise qui recrute engage sa responsabilité face à loi sur les données personnelles. 

Pour éviter les peines encourues d’ordre administratif et financières, tournez-vous vers les ATS déclarés conformes à la RGPD et ayant un DPO (Data Protection Officer). La plupart des ATS basés en Europe ont déjà mis à jour l’intégralité de leurs systèmes pour s’y conformer, mais restez tout de même vigilant.

7. Le prix et les conditions de vente

Grâce à un ATS, vous allez gagner du temps, et éviter le recrutement de nouveau personnel en charge des ressources humaines en automatisant, ce qui vous permettra un meilleur ROI.

Toutefois, il va sans dire qu’investir dans ATS constitue un investissement supplémentaire pour vous. Vous devez donc déterminer le budget que vous voulez consacrer à l’ATS.

Il faut surtout vérifier si le prix affiché est tout-compris (sans frais caché). C’est ainsi que les ATS qui proposent des essais gratuits pour une période limitée, des devis détaillés ou des démos sont davantage conseillées. Ils vous permettront non seulement de jauger la conformité de l’outil à vos besoins, mais aussi les coûts réels encourus.

Notez que les prix peuvent se présenter de trois manières différentes :

  • Soit, un prix mensuel par utilisateur, c’est-à-dire qu’une seule personne aura accès à l’outil pour le prix donné. Il pourra l’utiliser de manière illimitée ;
  • Soit, un abonnement annuel, souvent illimité tant au nombre d’utilisateurs qu’au nombre de recrutements traités ;

Soit, un prix par nombre d’opérations. La moyenne actuelle est de 2500 € jusqu’à 10 utilisations de l’ATS et de 140.000 € pour plus de 5.000 utilisations de l’ATS.

8. La qualité et la disponibilité du support technique

L’ATS demeure un outil informatique. Un directeur technique ou même un responsable des ressources humaines ne saura pas toujours en user de manière efficace. Aussi, le type et le service d’assistance délivré par le fournisseur est un critère essentiel de choix d’un ATS. Celui qui ne fournit qu’un guide sous forme de PDF ne vaut pas celui qui fournit une assistance virtuelle en temps réel.

De même, le fournisseur qui dispose d’experts RH dans son équipe sera mieux à même à répondre à toutes vos problématiques que celui qui ne propose qu’une assistance technique.

 

ATS : notre top 3

Certains ATS arrivent à réunir la majorité, sinon la totalité des critères mentionnés ci-dessus. On les a groupés dans ce top 3. Taleez, Flatchr et Recruitee sont des ATS qui peuvent tout aussi bien convenir à une petite entreprise qu’à une grande, recrutant fréquemment ou non.

Nous avons sélectionné ces ATS pour leur renommée et leur capacité à répondre efficacement aux demandes clients. 

#1 Taleez

Taleez est un véritable outil de gestion du recrutement, qui dépasse le simple logiciel de centralisation de données. En effet, il est vrai qu’il permet de conserver les données des candidats conformément à la RGPD. Cependant,  Taleez gère également la multidiffusion de l’offre et le fait de manière qualitative. La marque employeur et les exigences de celui-ci transparaitront dans toutes les offres. Il s’occupe aussi de la qualification progressive des candidats, en ajoutant les critères recherchés par l’entreprise au fur et à mesure du recrutement et en capitalisant sur les expériences passées.

Taleez met un point d’honneur à la personnalisation de son offre que se soit dans la conception même des offres, la multidiffusion ou dans le contrat signé avec une entreprise. Par conséquent, ses offres sont à la carte, que ce soit pour des PME, des entreprises de taille intermédiaire, des grandes entreprises mais aussi des entreprises spécialisées dans le recrutement. Ses prix sont flexibles et évoluent en fonction de la demande du client.

Taleez est donc un SaaS facilement accessible et il s’adapte à la demande. Il est pertinent tant pour des néophytes que pour des experts du recrutement, que pour des “digital natives”. En effet, Taleez propose un accompagnement de son client, ainsi qu’un support en ligne. 

#2 Flatchr

FlatchR s’adresse principalement aux entreprises de taille intermédiaire. Il met l’humain au centre du recrutement. FlatchR n’a aucune fonction de sélection automatique des CV mais propose une image des meilleures options possibles à ses utilisateurs. Il est particulièrement visuel et il est ainsi possible de visualiser sur un seul tableau de bord tout le pipeline de recrutement d’un candidat. Il est également possible de programmer toutes les tâches quotidiennes du recrutement comme les différents entretiens, de le faire figurer sur l’image relative à un candidat et d’automatiser l’envoi de mail ou de SMS, la prise de rendez-vous avec le candidat ou les éventuels refus. 

FlatchR met donc une utilisation en toute simplicité et une rapidité de déploiement. Il fait économiser un temps précieux au recruteur, sans le supplanter. Le recruteur garde le contrôle sur l’ensemble de la gestion d’une candidature :

  • il décide du nombre d’emplacement à réserver sur FlatchR aux fins de multidiffusion,
  • il choisit d’inclure tous les collaborateurs qu’il veut grâce à la large possibilité de collaboration sur FlatchR,
  • il choisit d’élargir ou non le sourcing.

Malgré sa facilité d’utilisation, l’équipe FlatchR propose toujours aux entreprises des séances d’onboarding et l’accès à diverses vidéos tutorielles sur l’utilisation de l’outil. 

#3 Recruitee

Recruitee propose son ATS à toutes les entreprises sans exception, quels que soient leur taille et leur process. Cela inclut entre autres les recruteurs indépendants, les agences de recrutement et les entreprises faisant du recrutement in-house classique. Recruitee ne vend pas directement ses logiciels de suivi des candidats. Il cherche d’abord à comprendre les besoins de chacun de ses clients avant de proposer l’ATS le plus adéquat.

Par ailleurs, Recruitee présente sa solution de suivi des postulants sous 3 axes distincts : Création - Adoption - Expansion. Ce sont 3 forfaits différents visant à évoluer avec l’entreprise. L’offre Création donne accès aux fonctionnalités basiques dont la diffusion de l’annonce sur un maximum de plateformes et une CV thèque respectant le RGPD. L’offre Adoption permet de créer des profils personnalisés et de définir les autorisations que chacun peut avoir sur la plateforme. L’offre Expansion, quant à elle, permet des fonctionnalités supplémentaires par rapport à l’Adoption. Cela comprend notamment des modules de cooptation complets et un accompagnement sur-mesure.

Le nombre d’utilisateurs sur Recruitee est illimité. Le service se base plutôt sur le nombre d’emplacements de postes. En clair, chaque utilisateur peut créer une offre d’emploi et définir le processus de recrutement. Après avoir trouvé le bon candidat pour un poste, il peut archiver, passer à un autre poste et ainsi de suite. L’ATS Recruitee remplit les 3 critères suivants :

  • La facilité d’utilisation ;
  • La centralisation de tous les échanges autour du recrutement pour faciliter la collaboration ;
  • L’adaptabilité.

 

Téléchargez notre tableau comparatif afin de comparer les ATS les plus utilisés en France