Recruter un Office Manager

Un office manager a une fonction mixte : il fait de l’assistanat de direction et s’occupe de la gestion de tâches administratives au sein d’une entreprise.

Description du poste

Un office manager est directement rattaché au directeur général, l’office manager assiste celui-ci dans le traitement des paperasses et la gestion des agendas et des réunions. Il se charge également de réceptionner les appels téléphoniques et de gérer la transmission des messages. Outre cela, l’office manager gère la communication interne et externe, notamment la communication avec les partenaires financiers, les clients et les fournisseurs, …

aDans sa mission d’appuyer le directeur général dans les tâches administratives, l’office manager s’occupe d’une partie de la trésorerie de l’entreprise en assurant l’élaboration et le suivi du budget.

Responsabilité

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des relations internes et externes du directeur général ;
  • Trier et transmettre les courriers et les messages ;
  • Préparer les supports de réunion et en rédiger le compte-rendu ;
  • Traiter, trier et classer les paperasses administratives, dont les diverses factures ;
  • Rédiger le reporting des activités de la direction ;
  • Gérer l’agenda, les réunions et le planning du directeur général ;
  • Élaborer les devis, budgets et offres de contrats ;
  • Assurer le suivi budgétaire de l’entreprise ;
  • Assurer la confidentialité des documents de l’entreprise.

Responsabilités secondaires : 

  • Participer aux réunions de direction et en rédiger les compte rendus ;
  • Gérer le planning du directeur général.

Compétences requises

Critères Requis Atouts
Diplômes
  • BTS d’assistant de direction ;
  • Licence d’assistant de gestion PME-PMI ;
  • Bac+2 en management administratif.
  • Master en management.
Des stages dans le domaine du secrétariat
Expériences Minimum 1 an d’expérience dans un poste similaire
Certification Aucune
Autres
  • Maîtrise de différents outils de gestion de planning ;
  • Bonne capacité de communication.

Qualités demandées

  • Etre polyvalent et diplomate ;
  • Avoir le sens du service et des priorités ;
  • Être organisé, méticuleux et rigoureux ;
  • Avoir une grande aisance relationnelle aussi bien à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Être discret en ce qui concerne les documents ;
  • Savoir faire preuve d’autonomie et de prévoyance ;
  • Avoir l’esprit critique et l’esprit de synthèse ;
  • Être un bon négociateur et un bon médiateur ;
  • Avoir une bonne capacité d’adaptation ;
  • Avoir beaucoup de souplesse au niveau du planning et de l’esprit ;
  • Être multitâche et capable de travailler sous pression.

Autres intitulés

  • Assistant de direction ;
  • Assistant de manager.

Rémunération et variables

Un office manager peut gagner entre 2 300 et 5 000 euros bruts par mois, soit un salaire médian de 3 600 euros bruts par mois. Ce salaire peut varier en fonction de son expérience :

  • Un office manager junior peut commencer avec un salaire entre 2 300 et 3 000 euros bruts par mois ;
  • Un office manager confirmé avec plus de 03 années d’expériences peut prétendre à un salaire plus élevé, soit à partir de 3 200 euros bruts par mois.

En outre, un office manager peut gagner plus ou moins que les fourchettes ci-dessus en fonction de la région dans laquelle il travaille :

  • Auvergne, Rhône, Alpes : salaire moyen de 2 700 euros bruts mensuel ;
  • Corse : salaire moyen de 3 200 euros bruts mensuel ;
  • Normandie : salaire moyen de 3 500 euros bruts mensuel ;
  • Hauts-de-France : salaire moyen de 3 700 euros bruts mensuel.

Il aura, en outre, droit :

  • aux avantages et rémunérations imposés par la loi selon son contrat de travail (heures supplémentaires, droits sociaux, …) ;
  • à toutes les formations liées au métier de secrétariat ou de communication pour d’éventuelles remises à niveau de ses compétences, et pour faciliter l’évolution de sa carrière ;
  • à une réduction de X% pour l’achat des produits/ services fabriqués par l’entreprise ;
  • à des titres de restauration pour tous ses déjeuners.
  • à une possibilité d’augmentation tous les deux ans.

 

Évolutions possibles

Avec beaucoup d’expériences et une remise à niveau de ses compétences, un office manager peut se voir évoluer au poste de secrétaire général à terme.

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Conseils de Hunteed

Top des conseils pour recruter un Office Manager

Un bon office manager est quelqu’un de polyvalent et qui est doué pour communiquer avec les autres. En outre, c’est un profil qu’il faut choisir avec prudence car il connaît une bonne partie du planning du directeur général et des documents confidentiels de l’entreprise. Pour recruter le candidat idéal, il est recommandé de s’aider des astuces suivantes :

  • Créer une fiche métier claire et précise ;
  • Mettre l’accent sur les valeurs prônées par votre entreprise ;
  • Insister sur les compétences communicatives et techniques en matière de gestion administrative et de secrétariat ;
  • Faire passer des entrevues pour mieux évaluer les candidats.

Et pour motiver encore plus les candidats, n’hésitez pas à mettre en avant la grandeur de votre entreprise et votre vision de faire évoluer la carrière des collaborateurs.

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