Recruter un assistant administratif

L’assistant administratif a pour mission principale de traiter, gérer et organiser quotidiennement une partie ou l’intégralité des tâches administratives.

Description du poste

L’assistant administratif est la personne chargée de traiter, de gérer et d’organiser quotidiennement une partie ou l’intégralité des tâches administratives. Selon la taille et l’influence de sa société, il peut effectuer ces tâches pour le compte d’un ou de plusieurs services. Il est également tenu d’assister et de seconder son responsable hiérarchique pour assurer le bon déroulement de l’ensemble des activités.
Dans certains cas, un assistant administratif s’occupe aussi de coordonner une équipe administrative. Ses rôles ou missions sont très diversifiés et varient selon l’entreprise, le département, le niveau d’expérience de l’employé... Ils varient aussi selon le secteur d’activité dans lequel il est affecté. Outre le travail qu’il effectue pour le compte de ses responsables, il lui arrive également de traiter avec les médias, les fournisseurs ainsi que les clients. C’est généralement une personne vive, efficace, et organisé. Il doit également posséder un sens de la déontologie irréprochable. En effet, un bon nombre de documents confidentiels passent quotidiennement entre ses mains. Il doit donc s’agir d’une personne responsable et fiable.

Responsabilités

  • Gestion de l’ensemble des flux entrants et sortants de l’entreprise ;
  • Réalisation et coordination des tâches administratives ;
  • Gestion des ressources humaines ;
  • Accueil des clients, des fournisseurs ou autres ;
  • Organisation, traitement et classement des dossiers administratifs pour le dirigeant et suivi des dossiers ;
  • Responsable du service d’information ;
  • Aide à la comptabilité tant financière que la comptabilité matière ;
  • Rédaction et relecture des dossiers ;
  • Gestion de l’agenda des collaborateurs, du manager ou de ses collègues ;
  • Organisation des événements importants de l’entreprise (réunions, présentations, rendez-vous d’affaires) ;
  • Rôle intermédiaire entre les dirigeants et les salariés (il se charge de faire parvenir aux salariés les décisions prises lors des réunions) ;

Responsabilités secondaires : 

  • Achat des fournitures de bureau divers ;
  • Encadrement du personnel;

Compétences requises

Critères Requis Atouts
Diplomes Brevet professionnel en bureautique ou diplômes de type CAP ou BEP/BAC pro secrétariat... BTS ou licence en technique de secrétariat, gestion et comptabilité, assistant manager ou gestion de la PME
Expériences Pas obligatoire Stage en tant qu’assistant administratif, secrétaire ou assimilé.
Certification Aucune Certificat pour l’utilisation d’au moins un logiciel informatique de gestion et de comptabilité
Autres
  • Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office
  • Qualités rédactionnelles solides
  • Maîtrise des techniques de prises de notes rapides et de dactylographie
  • Bon niveau d’anglais (atout majeur pour ce type de poste)
  • Maîtrise de plusieurs langues
  • Bon niveau d’orthographe
  • Maîtrise des logiciels type ERP ou CRM (pour une meilleure planification).

Qualités demandées

  • Être rigoureux, méticuleux et bien organisé ;
  • Avoir une grande capacité d’adaptation ;
  • Avoir un bon sens des priorités et le sens des initiatives (il ne s’agit pas suivre aveuglément l’orientation des supérieurs, mais d’anticiper leur besoin) ;
  • Avoir un sens du relationnel aigu (l’assistant administratif peut être amené à fréquenter très souvent le public ou les clients) ;
  • Rester en permanence souriant et présentable ;
  • Savoir rester discret, fiable et savoir faire preuve de déontologie (l’assistant administratif est responsable de plusieurs documents importants et hautement confidentiel.Ils ne doivent sous aucun prétexte tomber dans les mains de la concurrence) ;
  • Savoir faire preuve de diplomatie et rester à l’écoute des gens pour gérer les situations les plus délicates ;
  • Être polyvalent est une nécessité en raison de la multiplicité des tâches ;
  • Être autonome (pour s’épanouir à ce poste, il faut être capable de travailler seul) ;
  • Être de nature calme et posé (souvent le métier d’assistant administratif oblige à faire face à une énorme pression que l’employé doit pouvoir gérer) ;
  • Être capable de rester des heures durant devant un écran (c’est un métier qui s’effectue en grande partie derrière un ordinateur) ;

Autres intitulés

  • Secrétaire administratif
  • Adjoint administratif

Rémunération et variables

Le salaire d’un assistant administratif dépend en grande partie de la formation reçue en début de carrière. Avec le temps, le salaire évolue, en fonction de l’expérience acquise. Il dépend aussi de la taille de l’entreprise employeur.

  • En début de carrière, tout assistant administratif peut espérer un salaire de départ de 1400 - 1500 € par mois. Il peut prétendre à un salaire de 2500 € après trois années dans le métier ;
  • Un assistant administratif travaillant dans une multinationale reçoit entre 1800 et 2500 € chaque mois tandis que celui qui travaille dans une PME reçoit entre 1500 et 2200 € environ. 

Il aura, en outre, droit : 

  • aux avantages et rémunérations imposés par la loi selon son contrat de travail (heures supplémentaires, droits sociaux, …) ;
  • à toutes les formations liées à l’administration, à la comptabilité, à l’organisation
  • aux avantages en nature offerts par l’entreprise tels que les tickets de restauration.

Évolutions possibles

L'assistant administratif pourra évoluer aux postes tels que :

  • Assistant de direction ou secrétaire de direction
  • Secrétaire comptable
  • Assistant commercial
  • Secrétaire administratif spécialisé 
  • Secrétaire indépendante

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Conseils de Hunteed

Top conseils pour recruter un assistant administratif

Le poste d’assistant administratif est un poste qui demande de la disponibilité et beaucoup de rigueur. Le travail s’effectue à des horaires variés, et les tâches en plus d’être nombreuses sont souvent difficiles. Pour recruter un assistant administratif, il faut :

  • Jouer sur la transparence dans l’offre : il faut faire en sorte que le candidat sache très exactement ce que l’entreprise attend de lui. Il doit être au fait des responsabilités qui seront les siens et de la pression qui reposera sur ses épaules ;
  • Faire valoir et diffuser votre marque employeur et tous les avantages qu’il y a à travailler pour vous ;
  • S’assurer que l’entretien soit effectué par une personne capable de déceler les qualités primordiales d’assistant administratif (loyauté, discrétion, maturité) ;
  • Faire en sorte que la personne recrutée possède les valeurs que l’entreprise prône.

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